Contratti e forniture

Qui si tratta il caso di acquisto materiale con società con cui l’INFN ha stipulato convenzioni nazionali come RS, ABC TOOLS, CAEN, Portatili e PC fissi.

Per RS, ABC TOOLS l’RDA deve essere inserita da un Punto Istruttore (PI) abilitato. Se si vuole diventare Punto Istruttore: farne richiesta a contrattiroma1.infn.it. Si verrà inseriti nella lista che mensilmente viene inviata per la nomina dei nuovi Punti Istruttori e successivamente verrà inviata una email (ATTENZIONE, sembra una SPAM) dal sistema automatico (ad es. RS o ABC TOOLS) con le credenziali (la password da modificare successivamente) e la piattaforma da cui accedere. In caso di ordini urgenti se non si è PI contattare l’Ufficio Contratti.

Il PI procederà con la RDA, inserendo il file del carrello nella RDA, indicando, come CIG, quello relativo al Lotto della gara nazionale (indicato sul carrello) e, come RUP, Michela Pischedda.

IMPORTANTE: ad ogni LOTTO deve corrispondere una RDA, se vengono inseriti più lotti in una unica RDA, l’amministrazione dovrà annullare l’RDA.

Per CAEN, chiedere offerta alla Caen presso la Sig.ra Sandra Picchi s.picchicaen.it. Inserire poi RDA con il lotto e il CIG (corrispondenti a quelli dell’offerta) e selezionare sia come RUP, sia come Watcher, Riccardo Vari.

Per Acquisti PC e portatili (Apple inclusi), monitor e accessori, rivolgersi al PI della Sezione, Daniele Cappellano, descrivendo le proprie necessità, Daniele provvederà a fare la ricerca sul sito della convenzione e farà delle proposte rispetto al materiale presente, una volta stabilito il prodotto provvederà lui a inserire la RDA. Per eventuali ordini fuori convenzione è necessario inviare a Daniele Cappellano una lettera scritta e firmata con le motivazioni "tecniche" indicando i motivi per cui i prodotti in convenzione non sono idonei; tale lettera sarà valutata insieme al Responsabile del SICR che eventualmente chiederà l'autorizzazione del Direttore di Sezione. IMPORTANTE: il ritiro del materiale presso il magazzino dovrà essere autorizzato via mail dal RUP del procedimento Daniele Cappellano.

Nel Caso si volesse procedere in autonomia all'inseritmeno della RDA la suddivisione del materiale informatico deve essere cosi suddivisa:

• mettere sul capitolo "Attrezzature scientifiche" (U2020105001) solo i pc/laptop.

• mettere sul capitolo "Altri beni e materiali di consumo n.a.c" (U1030102999) gli accessori (ivi compresi i monitor) se con importi inferiori a € 250+iva del singolo pezzo.

• mettere sul capitolo "software" (U1030207006) per l'acquisto di software.

• mettere sul capitolo "materiale informatico" (U1030102006) per l'acquisto di Supporti di archiviazione dati, accessori infomratici con importi inferiori a € 250+iva del singolo pezzo.

I Responsabili dei relativi Servizi dovranno provvedere a fare eventuali storni prima dell'inseritmeto della RDA.

ATTENZIONE: Gli utenti devono interfacciarsi solo con il PI e non devono contattare direttamente il fornitore in quanto solo Daniele ha la corrispondenza numerica dell’ordine riferito alla persona.

Cosa deve fare il Richiedente:

Prima di inserire una RDA è necessario verificare la disponibilità dei fondi sul capitolo corretto in caso verificare con il responsabile del Gruppo la necessità di aprire il capitolo e fare uno storno tramite portale acquisti.

L’oggetto da acquistare deve essere INEQUIVOCABILMENTE identificabile. Quando è possibile, la cosa migliore è individuare il codice del prodotto di fabbrica, che può essere ricavato su internet, sulle offerte, su MEPA, sui cataloghi. Se non è possibile avere il codice del prodotto si dovrà indicare una descrizione più precisa possibile.

Il codice del prodotto e/o la descrizione deve essere inserito nella RDA insieme a quantità e prezzo leggermente sovrastimato.

NB: Nel campo “RIFERIMENTO PRECEDENTE RDA” va indicato il numero dell’eventuale RDA che è stata lavorata precedentemente in relazione all’acquisto in atto (ad esempio: un annullamento di una RDA precedentemente lavorata o un contratto di durata pluriennale o un ampliamento della commessa.In questi casi verrà inserito il numero della RDA che ha dato origine al contratto base).

Nel campo “tipologia di acquisto” se non si tratta di un contratto nazionale deve essere indicato “ACQUISTO STANDARD”.

Inoltre va selezionato il RUP.

NB: se l’acquisto è di bombole e/o materiali deve essere sottoposto al Responsabile delle Sicurezze nella RDA. Quindi deve essere inserito come Watcher Bartoloni Alessandro, RSPP (Responsabile della Prevenzione e Protezione) della sezione di Roma e il Responsabile del luogo di consegna del materiale in caso non coincidesse con l’Edificio G. Marconi. Nel caso di acquisto di bombole, il RUP o l’utilizzatore deve compilare il modulo “Dichiarazione Bombole”.

ORDINI FORNITORI EXTRA UE
Vanno inserite due RDA:

• La prima RDA è destinata a diventare ordine al fornitore extra UE. Va inserita la riga del materiale/servizio da acquistare con il campo IVA settato a “0”. Va inserito poi un ulteriore articolo nella cui descrizione va indicato “IVA e DAZI” e il cui importo sarà corrispondente al 25% del costo netto della fornitura/servizio. Per la Moulistica vedi in "ORDINI FORNITORI UE", non va richiesta la Self declaration.
• La seconda RDA è per il servizio di sdoganamento svolto dallo spedizioniere SPEDSERVICE: con CIG nazionale 8130788A82 e RUP Michela Pischedda (nella descrizione riportare sempre il numero di RDA del fornitore extra UE Una volta inserita la RDA chiedere a SPEDSERVICE di citare "nell'allegato alle fatture" il n. di RDA. I contatti per richiedere un preventivo di spesa sono: tel 3341546715, email: ticket.areadoganale.infn@spedservice.it

Cosa deve fare il RUP:

Si ricorda che, secondo il codice degli appalti, il solo a poter interagire con i fornitori è il RUP.

Dovrà inoltre decidere quale tipologia di spesa sia più adeguata all’acquisto. Se il prodotto è standard e non è acquistabile in CONTRATTI NAZIONALI INFN (vedi Acquisti su CONTRATTI NAZIONALI sopracitati), sarà auspicabile l’utilizzo della CONSIP oppure del MEPA al link https://www.acquistinretepa.it/.

Se l’oggetto non è ne in convenzione ne su MEPA si deve procedere esclusivamente con la piattaforma NOVAPA al link https://infn.888sp.cloud/novapa/login.htm.

TICKET ALL'ASSISTENZA

Nel caso in cui l’RDA inserita nel ciclo acquisti presenti dei problemi (step di approvazione, RDA bloccata, RDA sparita…) si puo’ aprire un ticket direttamente dal portale ciclo acquisti: PORTALE;UTILITY;NUOVA RICHIESTA; AREA: PORTALE E SERVIZI WEB; APPLICAZIONE: CICLO ACQUISTI.

COME si diventa RUP su MEPA

È necessario avere la nomina del Direttore, la registrazione sul sito dell’ANAC per richiedere il CIG sul sito dell’ANAC al seguente link http://www.anticorruzione.it

• Cercare il servizio per le Amministrazioni Pubbliche “Servizio di Registrazione e Profilazione Utenti”;
• Leggere le istruzioni. La prima volta cliccare su “Registrazione”, le successive su “Gestione Profili”.
• Cliccando su "Gestione Profili” chiede di effettuare il login con le credenziali create in precedenza.
• Dalla pagina che si apre creare un Nuovo Profilo, compilare quello che è richiesto: Tipologia->stazione appaltante, Responsabile del Procedimento Ex Art. 10 D.LGS. 163/2006, cercare INFN tramite il codice fiscale (C.F. 84001850589) e selezionare allo step successivo la sezione corrispondente.
• Al termine della creazione del profilo, come compare scritto, va chiesta l’approvazione tramite un bottone che compare accanto al profilo creato nella pagina “Gestione Profili”.
• Via PEC si riceve la notifica quando il profilo è correttamente attivato.

NB: Il cod. fiscale dell’ente è 84001850589

COME si diventa PI (Punto Istruttore) su MEPA

1. Accedere a MEPA su https://www.acquistinretepa.it con SPID.
2. Andare su Cruscotto e cercare nel testo ”abilitazione” in rosso.
3. Cliccare su “Punto Istruttore” poi sul “+” e infine su PROCEDI.
4. Inserire il CF del direttore (fornito dall’ufficio contratti).
5. Scegliere come flag solo due delle opzioni disponibili come segue (Convenzioni e Mercato Elettronico):
6. A questo punto compare il riepilogo del proprio profilo con anche una box relativa ai dati da “Punto Ordinante”.
7. La proposta di nomina viene quindi inviata correttamente in amministrazione.
8. L’ufficio contratti accetta la nomina se tutto e’ in regola e a quel punto si e’ abilitati definitivamente su MEPA.

Quando si avvia una procedura di spesa superiore a 40.000 euro è necessario fare una programmazione, pertanto prima di inserire la RDA la spesa deve essere programmata obbligatoriamente ad ottobre di ciascun anno per il biennio successivo attraverso la tabella previsionale.

Qualora non sia stato possibile prevedere la spesa ad ottobre, per l'attivazione della procedura sarà possibile compilare preventivamente la tabella relativa all’oggetto della spesa (servizi/forniture oppure quella dei lavori) inviarla all’ufficio contratti al fine di procedere alla richiesta di inserimento della spesa nella tabella previsionale da parte della giunta esecutiva.

Di seguito le schede per Lavori e Servizi e Forniture (compilare quella relativa all’acquisto da fare), nel decreto n. 14 del 16 gennaio 2018 all’art. 7 punti 8 e 9 sono evidenziate la casistica di programmazione da indicare nella tabella. Nel file CPV l’elenco dei CPV esistenti, per ricercare quello relativo al prodotto/servizio/lavoro che si deve acquistare da indicare nella corrispondente colonna nella tabella.

• Scheda lavori (nel foglio 3 colonna Y e foglio 4 colonna P indicare uno dei punti dell’art. 7 punto 8 del Decreto 14 del 16 gennaio 2018) (scarica allegato 1).

• Scheda servizi e forniture (indicare uno dei punti dell’art. 7 punto 8 dell’allegato 2018_0014_dm_POP) (scarica allegato)

• Del Decreto 14 del 16 gennaio 2018 (allegato per compilare la tabella) (scarica decreto).

• CPV_NUTS_EA (tabella dove deve essere ricercato il prodotto/servizio/lavoro che si deve acquistare e indicare con la sigla di appartenenza nella scheda che si sta compilando _servizi , forniture, lavori (scarica documento).

Ai fini di una corretta pianificazione di spesa si precisa quanto di seguito:

• La delibera GE che autorizza la tabella previsionale di spesa deve precedere la delibera GE di autorizzazione a procedere;

• La documentazione necessaria per l’autorizzazione a procedere (nomina del RUP, relazione tecnico scientifica da parte del RUP nella quale si puntualizza qualora il prodotto non fosse in MEPA/CONSIP (istruzioni per relazione affidamento diretto), disciplinare/capitolato, condizioni contrattuali) deve essere inviata in Amministrazione Centrale entro il 10 del mese precedente per essere autorizzata nella Giunta del mese successivo;

  Una volta avviata la gara sarà necessario che il RUP confezioni una CARTELLA ZIP dei fascicoli di gara, da inviare all’ufficio contratti a fine gara, che provvederà a sua volta a farlo avere ad AC, al momento in cui viene stabilito il vincitore, quindi a corredo dei verbali di gara prodotti dalla commissione. La cartella ZIP dovrà essere composta come segue:

  • Nel caso in cui sia stata fatta una manifestazione di interesse una cartella "MANIFESTAZIONE DI INTERESSE" con all'interno tutto quello che è stato messo sulla manifestazione.
  • Una cartella "DOCUMENTAZIONE ALLEGATA" vanno messi tutti i documenti a base di gara e a corredo della lettera di invito.
  • Una cartella "DOCUMENTAZIONE_AMMINISTRATIVA" con, al suo interno, un'ulteriore cartella per ogni fornitore che ha inviato la documentazione amministrativa richiesta seguito dalla ragione sociale (es.: "Fornitore A - P.IVA 0000000000"). La cartella di ogni fornitore deve contenere a sua volta tutta la documentazione AMMINISTARTIVA inviata da quel fornitore.
  • La stessa situazione deve esssere ricreata per la DOCUMENTAZIONE ECONOMICA" e la“DOCUMENTAZIONE TECNICA" (busta presente solo se la gara è economicamente più vantaggiosa).
  • Una cartella "REPORTISTICA" in cui va messo il verbale del RUP (firmato) o altri verbali, offerte anormalmente basse, PEC inviate, graduatoria, ...

  ATTENZIONE: per la partecipazione alla Gara i fornitori sono obbligati a registrarsi presso l'ANAC e a richiedere il "PASS OE" che dovranno fornire nella documentazione. I fornitori devono rivolgersi, in caso di necessita, al personale ANAC dedicato (telefono Contact Center 800896936).
  La manifestazione di interesse si può svolgere anche su NOVAPA in tal caso verrà indicato ai fornitori, sul sito della trasparenza dell'Infn, dove deve comunque apparire la manifestazione, il link per accedere alla NOVAPA.

Mentre i contratti per Servizi e Forniture fino a 139.000 euro (e fino a 150.000 per i lavori) sono sottoscritti dal Direttore della Sezione, i contratti di importo superiore  devono essere deliberati dalla giunta esecutiva e firmati dal Presidente. I contratti sopra i limiti di competenza del direttore, tipicamente prevedono tre delibere di giunta: approvazione della tabella, autorizzazione a procedere, aggiudicazione. Ogni richiesta di delibera dovrà pervenire in amministrazione entro il 10 del mese precedente (scarica circolare).

Disciplinare incentivi alle funzioni tecniche ex art. 45 e All. I.10 del d.lgs 36/2023.

Piattaforma NOVAPA

La NovaPA (NovaPA - 888 Software Products (888sp.cloud) apri sito è una piattaforma con la quale si fanno acquisti nella Pubblica Amministrazione. Deve obbligatoriamente essere utilizzata sopra i 40.000 euro (Circolare AOO_DG-2021-0000017-20210218_ Circolare_ DG_ chiarimenti_ su_utilizzo_NovaPA (apri Circolare) mentre rimane facoltativa ma consigliata sotto i 40.000 euro. Si precisa che nelle procedure di acquisto in affidamento diretto e negoziate unico fornitore, il limite fino a 40.000 euro, indicato nella Circolare integrativa e di chiarimento del 19 febbraio u.s., relativo alla facoltà di utilizzo della piattaforma delle gare telematiche NovaPA, è fissato fino a 139.000 euro fino al 30 giugno 2023.

Tutte i corsi relativi alla NOVAPA sono disponibili sul sito dell’Amministrazione Centrale ("Divisione acquisti e RUP" poi "Piattaforma delle Gare Telematiche" entrare con il proprio account AAI).

Circolare AOODGF2021-0001515 del 21.05.2021 (scarica circolare)

Per l'affidamento diretto puoi scaricare il "Manuale affidamento diretto per NovaPA"

Sono presenti dei video per facilitare l'utilizzo della piattaforma sul sito INFN AC - Divisione acquisti e RUP - Piattaforma per le gare telematiche.

MODULISTICA economicamente piu vantaggioso

Scaricare Moduli da
https://www.ac.infn.it/newsite/organigramma/contratti_tools.html
entrare con le prprie vredenziali, andare su Strumenti e poi su Modelli.

La seguente documentazione, appropriata alla tipologia di gara da svolgere, deve essere scaricata tutta dal sito AC a cui si accede attraverso il ciclo acquisti nella colonna di sinistra della RDA sotto il pulsante "NEW: Template documenti" (vedere con l'amministrazione in caso).

Fase pre gara:

• Nomina RUP fatta per la gara in particolare

• Modulo manifestazione di interesse, nel caso in cui si prevedesse la partecipazione di fornitori stranieri: avviso manifestazione di interesse stranieri e modello per ditte straniere

• Lettera di invito (il termine di recezione delle offerte deve essere adeguato rispetto alla complessità della tipologia dell’oggetto richiesto)

• Condizioni contrattuali

• Capitolato

• DGUE + istruzioni o Dichiarazione Atto Notorietà con o senza interferenze (a seconda del caso vedere con l'amministrazione)

• Disciplinare telematico NOVAPA + Disciplinare Telematico per ditte straniere in caso sia rivolto anche a stranieri

Fase post gara:

• 6 nominativi (di cui 2 di sesso femminile, 2 devono essere di una struttura diversa da quella proponente anche associati o tempi determinati) con relativi CV dove devono indicare il profilo, il livello, la fascia e la struttura di appartenenza. La commissione è formata da 3 commissari eletti con estrazione pubblica almeno 4 giorni prima dell’apertura della gara ma non prima della scadenza della stessa. L’esito dell’estrazione deve essere pubblicato. La commissione è nominata dal direttore. Tutti i commissari devono presentare l’accettazione dell’incarico (scarica modulo) e inviarlo a contrattiroma1.infn.it.

• A fine lavori la commissione dovrà redigere e firmare un verbale (non esiste un modulo o una bozza in quanto ogni gara fa caso a se)

• Verbale redatto dalla commissione

• Richiesta dell’aggiudicazione alla ditta individuata al Direttore (redatto dal RUP)

• La cartella ZIP con documentazione di gara sopra descritta da invare ad AC tramite amministrazione di Roma

IL RUP dovrà procedere con i diversi adempimenti rispetto alle diverse fasi del SIMOG: Perfezionamento, Aggiudicazione, Collaudo, Conclusione.

Inoltre dovrà esplicitare con un messaggio su CICLO ACQUISTI la corretta ricezione della fornitura e l’autorizzazione a procedere col pagamento.

MODULISTICA per la modalità prezzo piu basso:

La seguente documentazione, appropriata alla tipologia di gara da svolgere, deve essere scaricata tutta dal sito AC
https://www.ac.infn.it/newsite/organigramma/contratti_tools.html
entrare con le prprie vredenziali, andare su Strumenti e poi su Modelli (vedere con l'amministrazione in caso).

Fase pre gara

• Nomina RUP fatta per la gara in particolare

• Lettera di invito, il termine di recezione delle offerte deve essere adeguato rispetto alla complessità della tipologia dell’oggetto richiesto.

• Condizioni contrattuali

• modulo manifestazione di interesse nel caso in cui si prevedesse la partecipazione di fornitori stranieri: avviso manifestazione di interesse stranieri e modello per ditte straniere

• Capitolato

• Dichiarazione conflitto di interessi (scarica modulo).

• DGUE + istruzioni o Dichiarazione Atto Notorietà con o senza interferenze (a seconda del caso vedere con l'amministrazione)

Fase post gara:

• Relazione affidamento diretto (scarica modulo).

• La cartella ZIP con documentazione di gara sopra descritta da invare ad AC tramite amministrazione di Roma

• IL RUP dovrà procedere con i diversi adempimenti rispetto alle diverse fasi del SIMOG: Perfezionamento, Aggiudicazione, Collaudo, Conclusione.

  Inoltre dovrà esplicitare con un messaggio su CICLO ACQUISTI la corretta ricezione della fornitura e l’autorizzazione a procedere col pagamento.