Contratti e forniture

Qui si tratta il caso di acquisto materiale con società con cui l’INFN ha stipulato convenzioni nazionali come RS, C&C, CAEN, Portatili e PC fissi.

Per RS l’RDA deve essere inserita da un Punto Istruttore (PI) abilitato. Se si vuole diventare Punto Istruttore: farne richiesta ad adriano.benvenuti@roma1.infn.it. Si verrà inseriti nella lista che mensilmente viene inviata per la nomina dei nuovi Punti Istruttori e successivamente verrà inviata una email (ATTENZIONE, sembra una SPAM) dal sistema automatico con le credenziali (la password da modificare successivamente) e la piattaforma da cui accedere. In caso di ordini urgenti se non si è PI contattare l’Ufficio Contratti.

Il PI procederà con la RDA, inserendo il file del carrello nella RDA, indicando, come CIG, quello relativo al Lotto della gara nazionale (indicato sul carrello) e, come RUP, Michela Pischedda.

IMPORTANTE: ad ogni LOTTO deve corrispondere una RDA, se vengono inseriti più lotti in una unica RDA, l’amministrazione dovrà annullare l’RDA.

Per CAEN, chiedere offerta alla Caen presso la Sig.ra Sandra Picchi s.picchicaen.it. Inserire poi RDA con il lotto e il CIG (corrispondenti a quelli dell’offerta) e selezionare sia come RUP, sia come Watcher, Riccardo Vari.

Per Acquisti PC e portatili (Apple inclusi), monitor e accessori, rivolgersi al PI della Sezione, Daniele Cappellano, descrivendo le proprie necessità, Daniele provvederà a fare la ricerca sul sito della convenzione e farà delle proposte rispetto al materiale presente, una volta stabilito il prodotto provvederà lui a inserire la RDA. Per eventuali ordini fuori convenzione è necessario inviare a Daniele Cappellano una lettera scritta e firmata con le motivazioni "tecniche" indicando i motivi per cui i prodotti in convenzione non sono idonei; tale lettera sarà valutata insieme al Responsabile del SICR che eventualmente chiederà l'autorizzazione del Direttore di Sezione. IMPORTANTE: il ritiro del materiale presso il magazzino dovrà essere autorizzato via mail dal RUP del procedimento Daniele Cappellano.

Acquisto in convenzione di prodotti Apple (Lotto 3)
Il portale presenta 3 aree (Mac, iPad, Accessori); ogni area ha le proprie categorie e cliccandoci verranno visualizzati i prodotti presenti (p.e. il Magic Trackpad è presente all’interno della categoria “Mouse Mac”); ogni categoria presenta dei filtri sul lato sinistro che permette di migliorare la ricerca in base alle proprie esigenze. Esiste anche una funzionalità di ricerca testuale.
Come per il Lotti 1 e 2, anche qui si accede al portale tramite l’autenticazione ed autorizzazione mediata da INFN-AAI, attraverso opportuni ruoli definiti in GODiVA.
Tutti i Dipendenti e Associati sono stati configurati come “Punto di Consultazione" per la struttura, attraverso il collegamento di tale ruolo a quello istituzionale di Dipendente o Associato.

Questo vuol dire che i pre-ordini devono essere effettuati direttamente dal Dipendente o Associato destinatario del/i bene/i; per chi invece non ha un account INFN, il pre-ordine può essere effettuato da altri ma a condizione che il nome del destinatario venga obbligatoriamente inserito nel campo “Note consegna”. Prima di inviare il pre-ordine dal carrello è obbligatorio inserire il Punto Istruttore di riferimento e il Fondo Pagante.
Non è necessario inserire il Capitolo Spesa in quanto valgono sempre le regole già definite dall’Amministrazione:

• U2020105001 – Attrezzature scientifiche: acquisto di MacBook, iMac, Mac Mini, Mac Studio, Mac Pro, iPad (e per eventuali Accessori con importi superiori a € 249,99 + iva) per singolo pezzo;
• U1030102999 – Altri beni e materiali di consumo n.a.c.: acquisto di Accessori con importi inferiori a € 250,00 + iva per singolo pezzo;
• U1030102006 – Materiale informatico: acquisto di Supporti di Archiviazione Dati e Accessori con importi inferiori a € 250,00 + iva per singolo pezzo;
• U1030207006 – Software: acquisto di Software;
• U1030299999 – Altri servizi diversi n.a.c.: Eventuali spese di spedizione.

Ricordatevi anche che i Monitor, mouse, trackpad e altri sono considerati “Accessori” (valgono sempre le regole sopra indicate). Come Punto Istruttore di riferimento selezionate sempre il sottoscritto Daniele Cappellano. L’altro punto istruttore va selezionato solo nel caso di mia espressa indisponibilità.

Nel campo “Note contabili” inserite tutte le informazioni importanti e eventuali altri fondi paganti con le relative ripartizioni sui capitolo di spesa. E’ Importante selezionare “sempre” il check “Notifica al punto istruttore” onde evitare ritardi nell’elaborazione del pre-ordine e della relativa RDA. L’inserimento della RDA rimane sempre a carico del Punto Istruttore e sarà successiva alla ricezione del pre-ordine.
Per il Lotti 1 e 2, eventuali pre-ordini con importo totale inferiore a € 300,00 + iva, il fornitore applica un costo di spedizione pari a € 10,00 + iva. Tale costo va quindi calcolato nella spesa totale e nella RDA verrà inserito nel capitolo “U1030299999 – Altri servizi diversi n.a.c.” Per accedere al portale della convenzione utilizzare questo link: https://infn.cec.com/

ATTENZIONE: Gli utenti devono interfacciarsi solo con il PI e non devono contattare direttamente il fornitore in quanto solo Daniele ha la corrispondenza numerica dell’ordine riferito alla persona.

Cosa deve fare il Richiedente:

Prima di inserire una RDA è necessario verificare la disponibilità dei fondi sul capitolo corretto in caso verificare con il responsabile del Gruppo la necessità di aprire il capitolo e fare uno storno tramite portale acquisti.

L’oggetto da acquistare deve essere INEQUIVOCABILMENTE identificabile. Quando è possibile, la cosa migliore è individuare il codice del prodotto di fabbrica, che può essere ricavato su internet, sulle offerte, su MEPA, sui cataloghi. Se non è possibile avere il codice del prodotto si dovrà indicare una descrizione più precisa possibile.

Il codice del prodotto e/o la descrizione deve essere inserito nella RDA insieme a quantità e prezzo leggermente sovrastimato.

NB: Nel campo “RIFERIMENTO PRECEDENTE RDA” va indicato il numero dell’eventuale RDA che è stata lavorata precedentemente in relazione all’acquisto in atto (ad esempio: un annullamento di una RDA precedentemente lavorata o un contratto di durata pluriennale o un ampliamento della commessa.In questi casi verrà inserito il numero della RDA che ha dato origine al contratto base).

Nel campo “tipologia di acquisto” se non si tratta di un contratto nazionale deve essere indicato “ACQUISTO STANDARD”.

Inoltre va selezionato il RUP.

NB: se l’acquisto è di bombole e/o materiali deve essere sottoposto al Responsabile delle Sicurezze nella RDA. Quindi deve essere inserito come Watcher Bartoloni Alessandro, RSPP (Responsabile della Prevenzione e Protezione) della sezione di Roma e il Responsabile del luogo di consegna del materiale in caso non coincidesse con l’Edificio G. Marconi. Nel caso di acquisto di bombole, il RUP o l’utilizzatore deve compilare il modulo “Dichiarazione Bombole”.

ORDINI FORNITORI EXTRA UE
Vanno inserite due RDA:

• La prima RDA è destinata a diventare ordine al fornitore extra UE. Va inserita la riga del materiale/servizio da acquistare con il campo IVA settato a “0”. Va inserito poi un ulteriore articolo nella cui descrizione va indicato “IVA e DAZI” e il cui importo sarà corrispondente al 25% del costo netto della fornitura/servizio. Per la Moulistica vedi in "ORDINI FORNITORI UE", non va richiesta la Self declaration.
• La seconda RDA è per il servizio di sdoganamento svolto dallo spedizioniere SPEDSERVICE: con CIG nazionale 9765581C5E e RUP Michela Pischedda (nella descrizione riportare sempre il numero di RDA del fornitore extra UE Una volta inserita la RDA chiedere a SPEDSERVICE di citare "nell'allegato alle fatture" il n. di RDA. I contatti per richiedere un preventivo di spesa sono: tel 3341546715, email: ticket.areadoganale.infn@spedservice.it

Cosa deve fare il RUP:

Si ricorda che, secondo il codice degli appalti, il solo a poter interagire con i fornitori è il RUP.

Dovrà inoltre decidere quale tipologia di spesa sia più adeguata all’acquisto. Se il prodotto è standard e non è acquistabile in CONTRATTI NAZIONALI INFN (vedi Acquisti su CONTRATTI NAZIONALI sopracitati), sarà auspicabile l’utilizzo della CONSIP oppure del MEPA al link https://www.acquistinretepa.it/.

Se l’oggetto non è ne in convenzione ne su MEPA si deve procedere esclusivamente con la piattaforma NOVAPA al link https://infn.888sp.cloud/novapa/login.htm.

TICKET ALL'ASSISTENZA

Nel caso in cui l’RDA inserita nel ciclo acquisti presenti dei problemi (step di approvazione, RDA bloccata, RDA sparita…) si puo’ aprire un ticket direttamente dal portale ciclo acquisti: PORTALE;UTILITY;NUOVA RICHIESTA; AREA: PORTALE E SERVIZI WEB; APPLICAZIONE: CICLO ACQUISTI.

COME si diventa RUP su MEPA

È necessario avere la nomina del Direttore, la registrazione sul sito dell’ANAC per richiedere il CIG sul sito dell’ANAC al seguente link http://www.anticorruzione.it

• Cercare il servizio per le Amministrazioni Pubbliche “Servizio di Registrazione e Profilazione Utenti”;
• Leggere le istruzioni. La prima volta cliccare su “Registrazione”, le successive su “Gestione Profili”.
• Cliccando su "Gestione Profili” chiede di effettuare il login con le credenziali create in precedenza.
• Dalla pagina che si apre creare un Nuovo Profilo, compilare quello che è richiesto: Tipologia->stazione appaltante, Responsabile del Procedimento Ex Art. 10 D.LGS. 163/2006, cercare INFN tramite il codice fiscale (C.F. 84001850589) e selezionare allo step successivo la sezione corrispondente.
• Al termine della creazione del profilo, come compare scritto, va chiesta l’approvazione tramite un bottone che compare accanto al profilo creato nella pagina “Gestione Profili”.
• Via PEC si riceve la notifica quando il profilo è correttamente attivato.

NB: Il cod. fiscale dell’ente è 84001850589

COME si diventa PI (Punto Istruttore) su MEPA

1. Accedere a MEPA su https://www.acquistinretepa.it con SPID.
2. Andare su Cruscotto e cercare nel testo ”abilitazione” in rosso.
3. Cliccare su “Punto Istruttore” poi sul “+” e infine su PROCEDI.
4. Inserire il CF del direttore (fornito dall’ufficio contratti).
5. Scegliere come flag solo due delle opzioni disponibili come segue (Convenzioni e Mercato Elettronico):
6. A questo punto compare il riepilogo del proprio profilo con anche una box relativa ai dati da “Punto Ordinante”.
7. La proposta di nomina viene quindi inviata correttamente in amministrazione.
8. L’ufficio contratti accetta la nomina se tutto e’ in regola e a quel punto si e’ abilitati definitivamente su MEPA.

Quando si avvia una procedura di spesa superiore o uguale a 140.000 euro (in caso di servizi e forniture) e superiore o uguale a 150.000 euro (in caso di lavori) è necessario fare una programmazione. Si indicano di seguito le istruzioni principali per una corretta pianificazione di spesa.

Scadenza:

Entro il 15 ottobre di ogni anno, ogni Struttura dell'INFN dovrà completare la programmazione triennale degli acquisti di beni e servizi usando la piattaforma NOVA PA. Contestualmente, dovrà essere inviata la relativa richiesta in AC.

Condizioni per inserire un acquisto in programmazione

1. L'acquisto deve essere di importo pari o superiore a 140.000 euro (IVA esclusa) (in caso di servizi e forniture) e superiore o uguale a 150.000 euro (in caso di lavori).
2. Ci deve essere la disponibilità finanziaria per procedere.
3. Ogni acquisto è identificato da un Codice Unico d’Intervento (CUI), che sarà generato dal Referente Nazionale per la programmazione, quindi non dovrete preoccuparvene. Se previsto, dovrà essere indicato anche il CUP (Codice Unico Progetto).
4. Per gli acquisti suddivisi in lotti, l'importo totale deve essere considerato nel suo insieme. È importante fornire dettagli tecnici ed economici sugli acquisti.
5. Per gli acquisti informatici, bisogna seguire le indicazioni del Piano Triennale per l'informatica della PA, disponibile sul sito dell'AGID.

Punti in evidenza:

• Gli acquisti già in corso dal precedente programma non devono essere riproposti.
• Gli acquisti non ancora avviati, ma ancora in programma, devono essere trasferiti all'anno successivo.
• Gli acquisti annullati devono essere cancellati dalla piattaforma NOVA PA, con una spiegazione delle motivazioni.

Per l’attivazione di una procedura uguale o superiore ai 140.000 euro (in caso di servizi e forniture) o uguale o superiore ai 150.000 euro (in caso di lavori) inserire la rda nel ciclo acquisti e pianificare la tipologia di procedura con la Responsabile Amm.va Monica Tonnetti (monica.tonnetti@roma1.infn.it).

Di seguito le schede per Lavori e Servizi e Forniture (compilare quella relativa all’acquisto da fare), nel decreto n. 14 del 16 gennaio 2018 all’art. 7 punti 8 e 9 sono evidenziate la casistica di programmazione da indicare nella tabella. Nel file CPV l’elenco dei CPV esistenti, per ricercare quello relativo al prodotto/servizio/lavoro che si deve acquistare da indicare nella corrispondente colonna nella tabella.

• Scheda lavori (nel foglio 3 colonna Y e foglio 4 colonna P indicare uno dei punti dell’art. 7 punto 8 del Decreto 14 del 16 gennaio 2018) (scarica allegato 1).

• Scheda servizi e forniture (indicare uno dei punti dell’art. 7 punto 8 dell’allegato 2018_0014_dm_POP) (scarica allegato)

• Del Decreto 14 del 16 gennaio 2018 (allegato per compilare la tabella) (scarica decreto).

• CPV_NUTS_EA (tabella dove deve essere ricercato il prodotto/servizio/lavoro che si deve acquistare e indicare con la sigla di appartenenza nella scheda che si sta compilando _servizi , forniture, lavori (scarica documento).

Una volta avviata la gara sarà necessario che il RUP confezioni una CARTELLA ZIP dei fascicoli di gara, da inviare all’ufficio contratti a fine gara, che provvederà a sua volta a farlo avere ad AC, al momento in cui viene stabilito il vincitore, quindi a corredo dei verbali di gara prodotti dalla commissione. La cartella ZIP dovrà essere composta come segue:

• Nel caso in cui sia stata fatta una manifestazione di interesse una cartella "MANIFESTAZIONE DI INTERESSE" con all'interno tutto quello che è stato messo sulla manifestazione.
• Una cartella "DOCUMENTAZIONE ALLEGATA" vanno messi tutti i documenti a base di gara e a corredo della lettera di invito.
• Una cartella "DOCUMENTAZIONE_AMMINISTRATIVA" con, al suo interno, un'ulteriore cartella per ogni fornitore che ha inviato la documentazione amministrativa richiesta seguito dalla ragione sociale (es.: "Fornitore A - P.IVA 0000000000"). La cartella di ogni fornitore deve contenere a sua volta tutta la documentazione AMMINISTARTIVA inviata da quel fornitore.
• La stessa situazione deve esssere ricreata per la DOCUMENTAZIONE ECONOMICA" e la“DOCUMENTAZIONE TECNICA" (busta presente solo se la gara è economicamente più vantaggiosa).
• Una cartella "REPORTISTICA" in cui va messo il verbale del RUP (firmato) o altri verbali, offerte anormalmente basse, PEC inviate, graduatoria, ...
• ISTRUZIONI PER PROCEDURE APERTE SOPRASOGLIA;
• ACCESSO AGLI ATTI.

Disciplinare incentivi alle funzioni tecniche ex art. 45 e All. I.10 del d.lgs 36/2023.