Cassa
Le spese economali costituiscono una deroga rispetto al principio generale di necessaria programmazione degli acquisti e alle procedure di evidenza pubblica. Esse sono, in linea di massima, destinate a fronteggiare con immediatezza e urgenza esigenze impreviste relative al materiale di consumo indispensabile per il corretto funzionamento della struttura.
Il Cassiere economo è autorizzato a effettuare pagamenti in contanti fino al limite massimo di euro 500 (IVA inclusa) per ciascuna spesa, nel rispetto dell’art. 19 del presente disciplinare, del Regolamento dell’Istituto per l’amministrazione, la finanza e la contabilità, nonché delle normative e regolamenti vigenti. Le spese ammesse devono essere non programmabili e urgenti.
Richiesta di autorizzazione preventiva alla spesa
1. Verifica dei requisiti
Prima di procedere, assicurarsi che la spesa sia:
- Non programmabile;
- Urgente e indispensabile per l’attività della struttura;
- Di importo non superiore a € 500,00 (IVA inclusa).
2. Compilazione e autorizzazione del modulo di acquisto per cassa.
Il richiedente carica sul libro firma il modulo denominato “Richiesta di acquisto con fondo economale” completo di tutte le informazioni richieste. Il modulo dovrà essere sottoscritto, con firma semplice, in ordine:
- dal Responsabile fondi
- dal Responsabile amministrativo
- dal Direttore.
L'ultima sottoscrizione, con firma qualificata, sarà quella dell'Agente contabile – cassiere Roberta Soldatelli. Una volta completato l’iter di firma e ricevuta l’e-mail di conferma con le relative istruzioni, il richiedente potrà procedere all’acquisto.
Richiesta di rimborso
Ad acquisto effettuato, il richiedente caricherà e sottoscriverà sul libro firma, preferibilmente con firma qualificata, il modulo denominato “Ricevuta di rimborso spese con fondo economale” completo di tutte le informazioni, con allegata la scansione digitale di tutti i giustificativi di spesa e presenterà, all'Agente contabile – cassiere, gli originali cartacei dei giustificativi stessi, riscuotendo l’importo quietanzato.
In base al DISCIPLINARE del Fondo Economale per la richiesta di rimborso in base alla Delibera 17327 del 28.02.2025 il rimborso potrà avvenire mediante una delle due seguenti modalità:
Con Scontrino Fiscale fino a € 250,00;
- Scontrino fiscale parlante
- Scontrino fiscale NON parlante (in questo caso occorrerà allegare documentazione dettagliata del fornitore relativa alla spesa con documento riepilogativo o documento di trasporto, in alternativa viene accettato il timbro del negozio con indicazione del materiale acquistato e firma del negoziante).
Con Ricevuta Fiscale fino a € 250,00:
- Ricevuta Fiscale Intestata a:
ISTITUTO NAZIONALE DI FISICA NUCLEARE – Sezione di Roma 1
Piazzale Aldo Moro, 2 00185 – Roma
Codice Fiscale: 84001850589
Con Fattura elettronica oltre € 250,00 (iva inclusa)
INTESTAZIONE:
ISTITUTO NAZIONALE DI FISICA NUCLEARE – Sezione di Roma
Piazzale Aldo Moro, 2 00185 – Roma
Codice Fiscale: 84001850589
DATI PER L'INVIO SU PCC(MEF): Codice Ufficio PCC: 03-LLF e Uffici IPA associati: 92AW8D
MOD. PAG.:MP01
A partire dal 1° luglio 2017 le fatture dovranno essere emesse in regime di scissione IVA ex art. 17-ter D.P.R. 622/1972 (art. 1 D.L. 50/2017) (split payment).
LIMITI e TEMPI di RIMBORSO
La documentazione per il rimborso deve essere presentata al Cassiere Economo entro 30 giorni dal sostenimento della spesa e comunque non oltre la data di chiusura annuale del fondo economale. – Di norma il limite massimo di rimborso è € 250,00.