Gestione Progetto

In fase di predisposizione del budget è necessario individuare il costo annuo lordo. Questo dato è acquisibile attraverso l' utilizzo delle tabelle stipendiali "costi AdR" che permetteranno di calcolare una stima del costo.

In fase di rendicontazione è necessario conoscere il costo effettivo del personale coinvolto in un progetto durante il periodo di riferimento.

Sarà cura di questo servizio evidenziare nel rendiconto il costo eleggibile effettivo, tenendo conto del costo del lavoro e del tempo produttivo stabilito in 1512 ore annue (circ. MIUR del 03.03.2007).

Il tempo effettivamente dedicato al progetto sarà espresso in ore e dovrà essere registrato in Time-sheets mensili, in base alla disposizione del Presidente 16642 del luglio 2014, al seguente link le istruzioni per la loro compilazione.

I documenti necessari per la rendicontazione del costo del personale sono:

• Certificazione dell' Amministrazione Centrale con il costo lordo del personale (lordo percipiente, oneri a carico dell' Ente e Irap).
• Copia del contratto del personale che partecipa al progetto e del quale si richiede il costo.
• Copia dei timesheets relativi all' impegno del personale nel progetto firmati dal responsabile scientifico del progetto. Detti timesheets dovranno prendere in considerazione tutti i progetti di ricerca nei quali il personale rendicontato risulta impegnato.
• Copia dei documenti di spesa firmati (buste paga).

Si tratta di beni acquistati e utilizzati per gli scopi del progetto. Per il loro acquisto si applicano le regole attualmente in vigore preso l' Infn.
A tale proposito si richiama l' attenzione sulla prassi da seguire per stabilire il miglior rapporto qualità prezzo, come richiesto dalla Commissione Europea, che necessita di una ricerca di mercato anche per importi inferiori al nostro regolamento:

• Usufruire della RDO (ricerca di offerta) presente sul MEPA per tutti gli acquisti a valere sui progetti europei di qualsiasi importo.
  Laddove il metaprodotto non fosse disponibile sarà necessario fare una ricerca di mercato fuori MEPA di almeno tre offerte al fine di ottemperare alle richieste della Commissione Europea.


• Fra i materiali di consumo non sono comprese le spese di cancelleria o altre spese per le quali non sia possibile stabilire l' esclusivo utilizzo per il progetto, e che sono quindi da includere nelle spese generali.
  I costi sostenuti per spese di laboratorio (schede, cavi, materiale di laboratorio...) rientrano in tale voce solo se viene fornita dichiarazione di uso esclusivo per le attività progettuali.
  Diversamente verranno considerate spese generali.

I documenti necessari per la rendicontazione del costo dei materiali consumabili sono:

• Ordine di acquisto.
• Fatture e documenti di trasporto.
• dichiarazione di uso esclusivo sul progetto.
• Mandato di pagamento.
• ogni altro elemento che possa dimostrare che la qualità dei prodotti acquistati rispetti le regole di buon mercato (rapporto qualità/prezzo) e che la qualità dei prodotti sia ragionevole rispetto agli obiettivi del progetto.

Il costo eleggibile di detti beni inventariabili è stabilito, salvo disposizioni speciali di specifici programmi, in relazione alla vita utile del bene ed alla misura in cui il bene è utilizzato ai fini del progetto; il costo eleggibile è quindi quello di ammortamento, calcolato in base a coefficienti stabiliti da leggi fiscali vigenti in ambito nazionale e da regolamenti interni. Il calcolo della quota eleggibile verrà effettuato dal Servizio.

I documenti necessari per la rendicontazione del costo dei beni durevoli sono:

• Ordine di acquisto
• Fatture e documenti di trasporto
• Verbale di collaudo
• Mandato di pagamento
• Iscrizione nel registro beni durevoli
• Dettaglio del calcolo dell' ammortamento
• Dichiarazione del Responsabile Scientifico dlla quale risultino evidenti le motivazioni che giustificano la percentuale di utilizzo sul progetto.

NOTA SULL' APPLICAZIONE DELL' IVA AGLI ACQUISTI DI BENI DI CONSUMO E DUREVOLI

Per beneficiare del regime di non imponibilità di cui all' art. 72 del DPR 633/72, che qualifica non imponibili gli acquisti di beni e servizi in favore delle istituzioni comunitarie nell' esercizio delle loro funzioni istituzionali [...], è necessario rilasciare al fornitore del bene o servizio una dichiarazione nella quale risulti il nome del progetto finanziato ed il numero di contratto, la quota percentuale finanziata dalla Comunità Europea sulla quale si ha diritto all'esenzione (variabile in base al tipo di finanziamento ottenuto).
In FP7 l' Iva, essendo una tassa indiretta, non è eleggibile, ricade nelle spese generali, in Horizon2020, al contrario, il costo dell' Iva è eleggibile.

I costi eleggibili in questa categoria sono spese per viaggi per scopi strettamente legati al progetto, partecipazioni a seminari e/o conferenze per la presentazione di risultati o per la loro disseminazione (scopo richiesto espressamente dalla commissione), viaggi di collaborazione del partnenariato (se esistente).
Tali viaggi devono essere effettuati solo da personale afferente al progetto (team members), le spese ammissibili sono il costo del biglietto aereo, il vitto, l' alloggio o la diaria qualora sostituisca le spese vive.
Tutte le suddette spese dovranno essere al netto delle spese non ammissibili (iva, tasse aeroportuali, costi non economici, viaggi in I classe...)
Il computo verrà effettuato dal Servizio.
Va sempre dimostrata l' economicità delle spese sostenute nella scelta dei voli, nella necessità di utilizzare il taxi (qualora sia previsto nei regolamenti interni), nonché la necessità e l' attinenza allo scopo del progetto.

I documenti necessari per la rendicontazione del costo dei viaggi e soggiorni sono:

• Autorizzazione a compiere la missione
• Biglietti di viaggio e relative boarding cards
• Altri documenti di viaggio se effettuato con mezzo proprio previa autorizzazione
• fatture hotel
• fatture o scontrini dei pasti
• Ricevute pagamento conf. Fee
• Ricevute mezzi pubblici di trasporto, taxi
• ogni altro documento attestante una spesa sostenuta

Nel caso di missioni per partecipare a riunioni fra Partner oltre ai sopra citati documenti è necessaria:

• Convocazione del coordinatore (scambio email, lettere...)
• Ordini del giorno delle riunioni
• Agenda/relazione degli incontri
• Verbali, firme dell' inerenza al progetto e della necessità della riunione

Nel caso di missioni per partecipare a Conferenze oltre ai sopra citati documenti è necessario:

• Programma della manifestazione a dimostrazione dell' inerenza della spesa allo scopo del progetto (citazione del Progetto nei poster, nelle agende quotidiane, link della conferenza, talk tenuto...)

I costi eleggibili in questa categoria sono le spese di viaggio da e per il luogo di provenienza, diaria giornaliera in base ai regolamenti interni vigenti e/o spese di soggiorno e vitto.
Tali spese potranno essere rimborsate solo se previste nel DoW e nell' Annex I ed espressamente citate nello scopo del Progetto. (riunioni advisory board...)

I documenti necessari per la rendicontazione del costo dei soggiorni sono:

• Richiesta di autorizzazione al direttore con specifica e dettagliata motivazione ed attinenza al Progetto
• Biglietti di viaggio e boarding cards
• Relazione del responsabile scientifico dell' attività svolta nell' ambito del progetto.

In questa voce di costo rientrano:

• Le spese per servizi relative a bisogni specifici del progetto, regolate da un accordo fra il beneficiario ed un fornitore di servizio, deve essere indicato nell' Annex I del Grant Agreement (ad es. la preparazione di un sito web del progetto, spese di trasporto...)
• Le spese per servizi accessori che non vanno preventivamente autorizzate nell' Annex I (costi per la certificazione, catering, affitto sale per convegni...)

Tali costi costi non concorrono alla formazione dei costi indiretti.

Per i finanziamenti ottenuti in Horizon2020 i costi per la certificazione saranno "altri costi diretti", non più "subcontratti" e concorreranno quindi alla formazione dei costi indiretti.

I documenti necessari per la rendicontazione del costo dei subcontratti sono:

• ordine di acquisto
• Fatture e/o parcelle
• Mandato di pagamento
• relazione sull' attività svolta dal subcontraente
• relazione sulla necessità della resa del servizioda parte di un terzo fornitore
• ogni altro elemento utile a dimostrare che il servizio è stato acquisito al prezzo di mercato più vantaggioso.

Costi indiretti (OVERHEADS)

Sono tutti i costi di natura amministrativa, tecnica e logistica che non possono essere attribuiti direttamente al progetto ma che vengono sostenuti per lo svolgimento delle sue attività (costi per le infrastrutture, spese per le utenze, spese per personale tecnico/amministrativo, spese postali, imposte indirette...)
La determinazione dei costi indiretti varia a seconda dello schema di finanziamento o programma specifico scelto.
Per i finanziamenti ottenuti in Horizon2020 la quota di costi indiretti è fissa per tutte le tipologie, 25% dei costi diretti (esclusi i subcontratti).